Implementasi Jurnal Double Entry Metode Perpetual
Pada Unit Usaha Perdagangan BUMDes Menggunakan PPAK BUMDes Versi 4.2
Pada artikel kami sebelumnya telah dijelaskan tahapan awal sebelum menggunakan aplikasi PPAK BUMDes Versi 4.2, mulai dari pengaturan Tgl/Bln/Thn pada perangkat menggunakan Regional Setting ke format Indonesia hingga kewajiban sebelum mengoperasikan Aplikasi membaca Sheet “Baca Dulu” sebagai panduan teknis penyesuaian sistem dengan Microsoft Office bawaan perangkat.
Pada bagian ini, kita masuk pada substansi utama: implementasi sistem pencatatan double entry dengan metode perpetual pada unit usaha perdagangan BUMDes, termasuk integrasi pembaruan pada sheet BP Persediaan, Sheet EIS dan Sheet Inventaris :
-
Sheet BP Persediaan _Form Rekapitulasi Bahan Persediaan
-
Sheet BP Persediaan_Perhitungan HPP otomatis metode rata-rata dan memperhitungkan Barang Persediaan Lama yang belum terjual, Biaya Pengangkutan Barang serta Biaya Upah bongkar muat.
-
Sheet EIS di desain untuk menampilkan nilai kesehatan bumdes setiap Bulan sebagai acuan Direktur dapat memantau serta melaporkan dan Menyusun langkah langkah perbaikan kinerja bumdes. Pada Aplikasi PPAK BUMDes Versi 4.2. sebelumnya Nilai EIS hanya Muncul jika sudah melakukan Pencatatan jurnal sampai Pada Akhir tahun berjalan.
Penambahan Sheet Buku Inventaris untuk melaporkan inventaris Bumdes serta melaporkan penyusutan inventaris setiap bulan dalam tahun berajalan.
1. Konsep Dasar: Double Entry dan Metode Perpetual
A. Double Entry (Sistem Berpasangan)
Setiap transaksi dicatat minimal dalam dua akun:
Prinsip fundamental:
Total Debit = Total Kredit
Dalam konteks Unit Perdagangan Saprodi BUMDes, akun yang paling sering terlibat adalah:
B. Metode Perpetual
Metode perpetual berarti:
-
Setiap pembelian → langsung menambah akun Persediaan
-
Setiap penjualan → langsung mengurangi Persediaan dan mencatat HPP
-
Saldo persediaan selalu terupdate secara real-time
Berbeda dengan metode periodik, metode perpetual memberikan:
-
Kontrol stok lebih akurat
-
Informasi HPP lebih cepat
-
Pengawasan margin usaha lebih presisi
Ini sangat relevan untuk unit perdagangan BUMDes yang memiliki perputaran barang harian.
2. Integrasi Metode Perpetual dalam PPAK BUMDes Versi 4.2
Dalam pengembangan yang telah kami lakukan, terdapat penambahan penting yang meningkatkan akurasi sistem:
A. Sheet “BP Persediaan”
Sheet ini berfungsi sebagai:
Setiap transaksi pembelian akan:
-
Menambah kuantitas
-
Menambah nilai persediaan
-
Menghitung ulang harga rata-rata
B. Perhitungan HPP Metode Rata-Rata (Average Cost Method)
Formula konsepnya:
Saat terjadi penjualan:
Dengan sistem ini:
-
Sisa persediaan lama tetap diperhitungkan
-
Tidak terjadi lonjakan HPP ekstrem akibat pembelian harga berbeda
-
Margin usaha lebih stabil dan rasional
3. Alur Pencatatan Transaksi Perdagangan
A. Saat Pembelian Tunai :
Contoh:
Pembelian Bibit Jagung Merk A 100 Kg @Rp. 120.000 , Merk B 200 Kg @Rp. 150.000 dan Herbisida Jenis A 20 botol @Rp. 50.000 , Jenis B 30 botol @Rp. 55.000 secara Tunai.
Jurnal:
B. Jika pembelian kredit:
Sheet BP Persediaan otomatis:
-
BP Persediaan Membaca secara Otomatis Untuk Pengisian Laporan Stock Persediaan Barang, baik bertambah atau berkurang.
BP persediaan juga Akan membaca secara Otomatis Tgl Pemblian , Jumlah dan Harga Pembelian termasuk juga data data penjualan.
-
HPP pada sheet BP Persediaan juga akan membaca dan menghitung secara otomatis HPP rata rata terkini sebagai acuan dalam pencatatan Jurnal.
Catatan :
- Pada saat terjadinya Pembelian Jenis Barang dagangan dari Pihak Pemasok maka sebelum melakukan pencatatan pada Jurnal, Terlebih dahulu di input Nama nama jenis barang dan Satuan pada sheet BP Persedian Laporan Stok Barang. Sedangkan Jumlah unit dan harga Pembelian secra otomatis akan terisi pada saat pengisian Jurnal.
- Pada Pengisian pencatatan Jurnal Pembelian Barang, Jumlah masing masing unit di isi dengan Nilai +
- Jika jumlah Barang dagangan yang dijual oleh bumdes lebih dari 100 jenis maka pada buku stock barang di insert tambah baris.
C. Saat Penjualan Tunai
Contoh:
Penjualan Bibit jagung Merk A 10 Kg dan herbisida Jenis A 5 bootl
Jurnal 1 (Penjualan):
Jurnal 2 (Pengakuan HPP):
Inilah inti metode perpetual:
Setiap penjualan langsung memengaruhi persediaan dan laba.
D. Saat Penjualan Kredit
Contoh:
Penjualan Bibit jagung Merk A 10 Kg dan herbisida Jenis A 5 bootl
Jurnal 1 (Penjualan):
Jurnal 2 (Pengakuan HPP):
Catatan :
Jika terjadi Penjualan Barang dagangan secara kredit maka sebelum melakukan pencatatan pada Buku Jurnal terlebih dahulu dilakukan pencatatan nama nama Piutang pada Sheet BP Piutang utang sedangkan besaran Piutang akan secara otomatis terisi pada saat kita melakukan pencatatan pada jurnal.
4. Rekapitulasi Bahan Persediaan
Form Rekapitulasi yang kami tambahkan memiliki fungsi strategis:
-
Monitoring nilai total persediaan
-
Monitoring sisa stok
-
Evaluasi perputaran barang
-
Basis pengambilan keputusan pengadaan ulang
Secara manajerial, form ini membantu:
-
Ketua Unit
-
Bendahara
-
Direktur BUMDes
Dalam:
-
Menentukan reorder point
-
Mengendalikan overstock
-
Mencegah kehabisan stok
5. Penambahan Sheet Buku Inventaris
Selain persediaan dagang, BUMDes juga memiliki:
-
Etalase
-
Rak
-
Timbangan
-
Komputer
-
Kendaraan operasional
Melalui Sheet Buku Inventaris:
-
Aset tetap terpisah dari persediaan
-
Nilai investasi tercatat rapi
-
Memudahkan pelaporan ke Pemerintah Desa
Secara akuntansi, inventaris masuk kategori:
Aset Tetap, bukan persediaan.
Jurnal pembelian inventaris:
6. Dampak terhadap Laporan Keuangan
Dengan sistem ini, laporan yang dihasilkan menjadi:
-
Neraca → Persediaan dan Aset tercatat real-time
-
Laporan Laba Rugi → HPP otomatis menghitung laba kotor
-
Buku Besar → Konsisten karena berbasis double entry
-
Buku Pembantu → Sinkron dengan jurnal
Akibatnya:
7. Kesimpulan Pembelajaran
Implementasi metode perpetual dalam PPAK BUMDes Versi 4.2 yang telah Kami kembangkan memberikan peningkatan signifikan pada:
-
Ketepatan perhitungan HPP
-
Pengendalian persediaan
-
Stabilitas margin usaha
-
Pemisahan aset dan barang dagang
-
Profesionalisme tata kelola keuangan BUMDes
Dengan pemahaman sistem double entry yang benar, Unit Usaha Perdagangan BUMDes tidak lagi sekadar mencatat uang masuk dan keluar, tetapi sudah menjalankan praktik akuntansi yang memenuhi prinsip:
Transparan, Akuntabel, dan Berbasis Standar.
“Jangan pernah berhenti belajar. Ilmu tidak selalu datang dari bangku kuliah—bekerja pun bisa menjadi tempat terbaik untuk menambah pengalaman dan pengetahuan.”
*Contoh Aplikasi PPAK BUMDes unit usaha Perdagangan :
untuk Mendownload, Klic Tanda anak panah seblah Kanan atas .